تمارس هذه المصلحة اختصاصات تدبير الشأن الإداري بالجماعة من شواهد وقرارات وتوثيق وتدبير المنازعات واختصاصات الشرطة الإدارية ، كما تختص بمتابعة الإصدارات القانونية المتعلقة بالجماعة ، وتضم أربعة مكاتب وهي

• مكتب الموارد البشرية

  ويختص ب:

  • - تهيئ الالتزامات والحوالات المتعلقة بصرف رواتب الموظفين والمياومين ، التحضير لمباريات التوظيف.
  • - متابعة وانجاز الإجراءات الإدارية المتعلقة بترقية الموظفين وإجراءات الترسيم .
  • - القيام بالإجراءات الإدارية المتعلقة بالتعويضات العائلية للموظفين ، والتعويض عن المهام والأعمال الشاقة والملوثة والساعات الإضافية والتنقلات ، وكذلك إجراءات التأمين من حوادث الشغل.
  • - إعداد القرارات المتعلقة بوضعيات الموظفين الرسميين ، وقرارات التعيين في المناصب العليا. تلقي طلبات العمل .
  • - إعداد مختلف الشواهد والرخص الإدارية المتعلقة بتدبير شؤون الموظفين .
  • - إعداد بطائق التنقيط السنوي.
  • - عداد قوائم الحراسة الأسبوعية.
  • - تهيئ استدعاء اللجان الإدارية متساوية الأعضاء وتحرير محاضر اجتماعاتها.
  • - إعداد بطائق نهاية فترة التدريب بالنسبة للموظفين الجدد.
  • - تلقي طلبات إجراء فترات التدريب بإدارة الجماعة .
  • - الإعداد والتحضير لامتحانات الكفاءة المهنية.
  • - مراقبة حضور وتغيبات الموظفين عن العمل وتحضير ومسك ورقة الحضور ورفع تقارير دورية لمدير لمصالح في هذا الشأن.
  • - تهيئ إجراءات تنفيذ القرارات التأديبية .
  • - تدبير مختلف الإجراءات الإدارية والقانونية لملفات تقاعد الموظفين .
  • - تدبير الانخراطات و الاقتطاعات لفائدة التعاضديات وكل ما يتعلق بالحماية الاجتماعية.
  • - القيام بالإجراءات الضرورية لاستفادة الموظفين من التكوين المستمر .
  • - يعتبر هذا المكتب المخاطب الرئيسي في علاقته مع الجهات المعنية في إطار مواضيع اختصاصه.

• مكتب الحالة المدنية والمصادقة على الوثائق وتسليم الشواهد الإدارية

  ويختص ب:

  • - تلقي تصاريح الولادات والوفيات.
  • - تسليم الدفتر العائلي ونظيره.
  • - تسليم النسخ الموجزة من رسم الولادة والنسخ الكاملة.
  • - تسليم رسم الوفاة.
  • - مسك وحصر وحفظ سجلات الحالة المدنية )الولادات والوفيات).
  • - إرسال بيانات الزواج والوفاة وتسجيل بياناتها.
  • - إرسال أحكام ثبوت الزوجية وأحكام الولادات والوفيات.
  • - وضع البيانات الهامشية لرسوم الولادات والوفيات .
  • - القيام بالإحصائيات اليومية للولادات والوفيات .
  • - إعداد النشاط الشهري وإرساله.
  • - تدبير مختلف العمليات الإدارية والقانونية التي تختص بها الحالة المدنية وفق القوانين والتشريعات المنظمة لها .

• قطاع المصادقة على الوثائق :

  ويختص ب:

  • - مطابقة النسخ لأصولها ومسك وحفظ سجلات المتعلقة بذلك والوثائق ذات الصلة.
  • - التصديق على الإمضاء ومسك وحفظ السجلات المتعلقة بذلك والنسخ ذات الصلة.

• قطاع الشواهد الإدارية الخاصة:

  ويختص ب:

  تسليم الشواهد الإدارية التالية :(شهادة الولادة ، شهادة الوفاة ، شهادة الخطوبة ، شهادة الخاطب،شهادة التحمل العائلي،شهادة مطابقة الاسم ، شهادة الحياة الفردية ، شهادة الحياة الجماعية ، شهادة الزوجة الوحيدة ، شهادة العزوبة ، ……….).

• مكتب التوثيق والأرشيف:

  ويختص ب:

  • - تلقي وحفظ الملفات المتعلقة بكل مصلحة في جناح خاص .
  • - تولي استخراج الوثائق عند الضرورة بإذن من مدير المصالح.
  • - حفظ الوثائق بالطريقة الكلاسيكية وبالطريقة الالكترونية في آن واحد حسب الحالة ، ووضع فهرس لها .
  • - وضع سجل خاص بالواردات وسجل خاص بالصادرات ، لتنظيم عملية إيداع واستخراج الوثائق من المكتب مقابل وصل بالإيداع ووصل بالاستخراج.
  • - إعداد تقارير إخبارية حول سير المكتب ورفعها لمدير المصالح.
  • - السهر على صيانة وحفظ فضاء مكتب الأرشيف والتوثيق وإخبار مدير المصالح بكل تغيير يطرأ على مستوى الفضاء الداخلي للمكتب ، للتدخل من اجل صيانته واستمرار يته.
  • - يعود للمسئول عن مكتب الأرشيف التدبير الحصري للموجودات داخله بتنسيق مع مدير المصالح.
  • - تحديد عمر الوثائق المحفوظة داخل المكتب بتنسيق مع مدير المصالح.
  • - يخضع تدبير أرشيف الجماعة للمقتضيات القانونية الجاري بها العمل.

• مكتب المنازعات والشرطة الإدارية :

  ويختص ب:

  • - الإشراف على تتبع الملفات المعروضة على المحاكم المختصة.
  • - التنسيق مع محامي الجماعة للقيام بإجراءات رفع الدعاوى أمام المحاكم وتتبعها في جميع مراحلها.
  • - مسك وحفظ سجل المنازعات القضائية.
  • - ربط الاتصال بمحامي الجماعة.
  • - إعداد تقارير سنوية حول الملفات المعروضة على المحاكم.
  • - تسليم مختلف الشواهد الإدارية التي تدخل في اختصاص الشرطة الإدارية.
  • - تنفيذ القرارات التنظيمية المتعلقة باختصاصات رئيس المجلس في ميدان الشرطة الإدارية حسب ما جاء في المادة 100 من القانون التنظيمي رقم 113.14 المتعلق بالجماعات.
  • - تلقي ومعالجة وتحليل مختلف المعلومات الواردة من طرف الموظفين المكلفين بالمراقبة ومعاينة وتحرير المخالفات في ميدان الشرطة الإدارية وصياغة التقارير حسب كل قطاع ورفعه إلى رئيس المجلس لاتخاذ القرارات المناسبة في هذا الشأن.